無料オフィスソフト、Microsoft365 VS GoogleWorkspace

無料オフィスソフトについて書きます。オフィスソフトは、ワープロソフトや表計算ソフト、メーラーなど、ビジネスでも使うアプリケーションソフトを一つにまとめたパッケージのことを指しますが、その無償版が、Microsoft（Microsoft365）とGoogle（Workspace）から提供されています。



パソコンを、どのような用途で使うかは様々かと思いますが、多くの方は、オフィスソフトといわれる、ワープロや表計算ソフトなど、ドキュメント作成アプリケーションを何らかの用途で使われているのではないかと思います。

オフィスソフトといえば、デファクトスタンダードといえるのが、MicrosoftのMicrosoft 365。

Word（ワープロ）、EXCEL（表計算）、Outlook（メール）などのアプリケーションソフトがセットになっています。

初心者向けマシンには、今でもあらかじめインストールされているのではないでしょうか。

Microsoft 365を大きく分けると、

1.ソフトを購入してマシンにインストールするパッケージ版、
2.その都度最新版をダウンロードして月々使用料を支払いながら使うサブスクリプション版、
3.ブラウザで使うオンラインアプリの無料版

の3種類があります。

Windowsユーザーは、Microsoftのアカウントを取得していることが多いと思いますが、無料版はそこで提供される5GBのディスクスペースとともに利用できます。

一方、Microsoft 365のもっとも有力なオポジションとしてのオフィスアプリは、Google Workspaceです。

Googleドキュメント（ワープロ）、およびスプレッドシート（表計算）、Gmail（メール）などが提供されています。

無料版は、Googleのアカウントを取得すれば15GBのスペースで使えます。

Googleドキュメントの音声入力

無料版のGoogle Workspaceと、Microsoft 365（旧称：Office 365）は、それぞれ異なる特徴を持っています。

たとえば、ワープロ機能を見ますと、無料版のGoogle WorkspaceのGoogleドキュメントと、Microsoft 365の無料版のWordでは具体的にこんな違いがあります。

1.グリッド線や列の表示
……Google Docsでは、ドキュメント内にグリッド線や列を表示する機能がありません。一方、Microsoft 365の無料版Wordでは、グリッド線や列を表示することができます。
2.特定のレイアウト機能の制限
Google Docsでは、透かしの挿入、テーマの適用、ページの色の追加などの特定のレイアウト機能が制限されています。Microsoft 365の無料版Wordでは、これらの機能を利用できます。
3.高度な機能の制限
……Google Docsでは、グラフや参考文献の追加なども一部機能が制限されています。Microsoft 365の無料版Wordは、差し込み印刷などの高度な機能も使えます。

ま、要するに無料版のWordの方が優勢です。

しかも、無料版は有料版の機能限定です。

企業のデータやり取りでは、やはりWordやEXCELを使う場合が多いでしょう。

ただ、私の場合は、たとえそうだとしても、いったんGoogleドキュメントでデータを作ってから、ワード形式で仕上げています。（無料版使用なら）

というのも、Wordには、パッケージやサブスク版にはあるものの無料版は搭載されていない機能に、「音声入力」があります。

いちいちキーボードで打ち込まなくても、PCに向かってダラダラ話をシたら、それがそのままテキストデータになっているのです。

Googleドキュメントの音声入力は便利。［ツール］→［音声入力］を選択すると、マイクのイラストが出るのでクリック。マイクのイラストが赤くなり、「ラーメン」と言うと、Googleエンジンはしばし考えて、「ラーメン」と入力してくれます。 pic.twitter.com/NlLSYdvNeY

— 戦後史の激動 (@blogsengoshi) June 8, 2024

明石の市会議員が、実際に使っているところを動画で公開しています。

【本会議の答弁書き起こしをスマートに！】
「市がどんな答弁をしたか」の正確な把握は、質問後の必須作業。

ここで、Googleドキュメント「音声入力」が大活躍！（一度音声入力させて、おかしなところは自分で聞きながら微修正）

コピーライターとして取材するときに培ったノウハウ、ここに活きる！ pic.twitter.com/jKLcVAOXlH

— 山下祥(しょう)｜明石市議会議員＆フレスコボール日本代表 (@yamashoon) December 13, 2023

この機能が、Googleドキュメントには搭載されているのです。

何がすごいかといいますと、検索エンジンのデータには、全世界のサイトのデータ（つまり語彙）が入っているわけで、音だけ聞いて頓珍漢な変換をするのではなく、日本語の「当て字の読み方」をするような難解な単語でも、ちゃんと音声認識して正しく入力してくれます。無料でもかなり高性能ということです。

ただ、音声入力は、聞き落としなどによる誤入力があったり、話し言葉だと文章としての完成度に問題があったりするなどはありえます。

今までは、その編集作業は自分で行っていたのですが、最近では、それをAIのChatGTPにさせる使い方がトレンドになりつつあります。

ChatGPTを使って文章として整理

?車での帰宅中に記事を書く
①Googleドキュメントで音声入力
②ChatGPTで「次の文章が読みやすくなるように改行・言い換えをして修正してください。」と指示。
③読み直して修正する。

これで圧倒的な時短で、自分が言いたいことを記事にできます。画像１枚目→①　２枚目→②　です。 pic.twitter.com/u7tQ5QWB6X

— ??Matsuo┃小学校教師 (@matsuo_edu) March 28, 2023

このOGPにかかれているように、

1.まず音声入力でGoogleドキュメントに文章を入力。
2.音声入力で話し言葉になっているものを、ChatGPTを使って文章として整理する

これによって、いちいち入力しなくても、パソコンに向かって話をするだけで文章が完成するというわけです。

便利になりましたね。

さらに最近では、ネット上のAIを利用するのではなく、AI搭載Copilot＋PCといって、自分のマシンでAIを使った作業が完結するものが話題になっています。

AIにも苦手なことはあり、万能ではありませんが、上手に利用したいものです。

Microsoft365とGoogleWorkspaceの使い分けや、音声入力の利用はされていますか。


よくわかる Microsoft 365使いこなし術 - 株式会社富士通ラーニングメディア

面倒なことはＣｈａｔＧＰＴにやらせよう (ＫＳ情報科学専門書) - カレーちゃん, からあげ

コメント 8

ナスの10個分あるかも。
こちら昨夕から久方の雨です。
いい日曜日を。

by 夏炉冬扇 (2024-06-09 06:14) 

仕事しないホワイトカラーのせいで俺がパソコン仕事するハメになりかねなくなりかかった時、Office入ってないパソコン買ったばっかだったので泣きました。
by pn (2024-06-09 06:19) 

おはようございます！
もうマイクロソフトのワード・エクセルから
離れられません・・(>_<)！
by Take-Zee (2024-06-09 07:38) 

おはようございます。
エクセルは、財布の管理くらいにしか使ったことがないですし、
ChatGPTは絵を描いてもらった事しかありません＾＾；
音声入力とか、ChatGPTで整理とか、
なんか異世界の物語のようで、
完全に時代に置いてかれてます(;'∀')
by 安奈 (2024-06-09 08:44) 

ＩＴ関連の業務に携わった時は、文書は一太郎、表計算はロータス1.2.3でした。WORD、エクセルが出現して切り替わりを余儀なくされましたが、やはり慣れると使いやすさは比較になりませんでした。
by 十円木馬 (2024-06-09 09:23) 

同上で文章は一太郎ver3でロータス123ver2.3～2.4を使っていました
紆余曲折があり10年位前からオフィスは入れていないのでワードもエクセルも使うことはありません
文章は殆ど作ることは無いですが簡単なものは
サブスクのPhotoshopで作っています
悲しいくらい作り辛いです
どうしてもと言う時は主人のパソコンを借りています
時代の変化に付いていけないババです
by ムサシママ (2024-06-09 15:52) 

こんばんは。
有料のMicrosoft365をベースにいろんなツールを使用してます。
必要に応じたツールを使って、または組み合わせて、
効率的に作業をするのがベストだと思いますが、
技術の進歩にヒトが追い付きませんね（汗）
自分も最近は新しいツールへの理解力が追い付きません…
by ライス (2024-06-09 21:02) 

職場で生成AI導入されましたが、全く使えてません…
by mau (2024-06-11 00:06)